Электронная подпись

В 2009 году был издан Закон № 113-З, согласно которому любой гражданин Беларуси имеет право подписывать документ цифровой электронной подписью. Через 10 лет в статьи закона были внесены поправки, которые расширили правовую область применения ЭЦП.

За первые 5 лет внедрения новой технологией воспользовались лишь 1 543 человека. К 2018 году эта цифра увеличилась до 300 000. В этом году владельцев ЭЦП стало уже 740 000. 

Что такое ЭЦП?

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это электронный эквивалент подписи в РБ. Она имеет статус официального реквизита и предоставляется вместе с электронными документами. ЭЦП подтверждает факт подписания, подлинность документа, а также идентифицирует владельца. Она является аналогом личной подписи гражданина и имеет такую же юридическую силу.

Главное преимущество электронной подписи – экономия времени и дистанционность использования. С её помощью можно подписывать документы и пересылать их онлайн. При этом, они не теряют своей юридической ликвидности.

Электронная подпись представляет собой последовательность символов, полученных путём криптографического преобразования данных. Происходит это с помощью шифрования. В результате владелец получает два ключа:

• Закрытый ключ. Позволяет ставить электронную подпись на документах. Владелец сертификата не должен разглашать данные закрытого ключа.
• Открытый ключ. Связан с закрытым ключом и служит для проверки ЭП.

Чтобы пользоваться ЭЦП необходимо получить сертификат открытого ключа (СОК). Он является доказательством владения открытым ключом.

Получить цифровую подпись могут:

• Физические лица для личных целей
• ИП для ведения учёта своей деятельности
• Должностное лицо на предприятии в лице руководителя, бухгалтера, начальника кадрового отдела (при увольнении электронная подпись должна быть изменена)

ЭП может иметь следующий вид:

• Флешка. Для подтверждения подлинности документов, её необходимо вставить в компьютер. Самый распространённый вид электронной подписи в Беларуси.
• Сим-карта. Для пользователей мобильных телефонов. Она содержит специальное приложение, где хранится персональный ключ владельца сертификата.
• Облачная электронная подпись. Самый безопасный вариант ЭЦП из-за отсутствия физического носителя. Данные хранятся в облаке (электронном хранилище) удостоверяющего центра.

Для чего предназначена электронная цифровая подпись?

Цифровая подпись используется во всех сферах, где присутствует документооборот. Более широкое применение ЭЦП пока получила среди юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, но постепенно входит в обиход и у физических лиц.

Электронная подпись позволяет:

• Подписывать договоры купли-продажи, аренды жилья
• Подписывать договоры на оказание услуг, страхования, кредитования
• Отправлять отчёты в ФСЗН
• Подписывать документы для таможенных служб
• Составлять электронные счёт-фактуры
• Подавать сведения в Национальный статистический комитет Республики Беларусь
• Получать выписки из налоговых органов об уплаченных налогах и сборах
• Получать информацию о предоставлении государственной помощи
• Получать сведения о размере пособий на детей и сроках выплат
• Оплачивать налоги, сборы и пошлины
• Подавать электронные налоговые декларации в ИМНС и т.п.

Как получить сертификат на электронную подпись?

Чтобы сделать сертификат и ключ ЭЦП, необходимо:

1. Обратиться в Национальный центр электронных услуг (НЦЭА). В Минске он находится по адресу: ул. Раковская, 14.
2. Изучить и принять положения и правила о том, как используется электронная подпись.
3. Выбрать срок действия сертификата и вариант носителя.
4. Оплатить сертификат согласно прейскуранту (для физических, юридических лиц и ИП выставляются разные счета-фактуры; также стоимость зависит от срока действия и варианта носителя и варьируется от 25 до 50 рублей).
5. Получить сертификат открытого ключа.

При получении сертификата при себе необходимо иметь перечень документов. Если вместо вас обращается уполномоченный представитель, то он должен предоставить образец доверенности.

Документы для физического лица:

• Паспорт или иное удостоверение личности
• Квитанцию об оплате услуги
• Перечень сведений о владельце сертификата в электронном варианте и в 2 экземплярах
• Носитель ключевой информации

Индивидуальный предприниматель также должен предоставить заверенную копию извещения о постановке на учёт с номером плательщика в ФСЗН. Руководитель организации – копию документа, подтверждающую полномочия, копию свидетельства о государственной регистрации предприятия, а также заверенную копию извещения о постановке на учёт с номером плательщика в ФСЗН.

С 23 апреля 2020 года НЦЭА запустила дистанционный способ получения СОК. Услуга доступна на едином портале электронных услуг и только для физических лиц и ИП, у которых уже имеется сертификат. Подробный алгоритм можно найти на сайте центра электронных услуг.

Как правило, сертификат открытого ключа выдаётся на 1,2 или 3 года, далее его можно продлить ещё на 2 года. Сделать это можно не позднее, чем за 3 месяца до полного прекращения его действия.

Порядок продления сертификата ЭЦП:

• Изучить и принять положения и правила пользования электронной подписью
• Оплатить услугу на основании счёт-фактуры
• Получить СОК

В некоторых случаях ключ можно аннулировать. Для этого заполняется заявление специального образца и передаётся в центр электронных услуг. Основаниями для этого являются:

• Добровольное желание
• Потеря носителя
• Истечение срока действия
• Взлом, разглашение сведений ключа
• Увольнение или отпуск сотрудника (если электронная подпись использовалась служебным лицом)

Как пользоваться цифровой электронной подписью?

Чтобы начать работу с ЭП, необходимо создать личный кабинет плательщика. Подписать электронный документ без соответствующих инструментов не получится:

• Криптопровайдер. Это программное обеспечение, которое преобразовывает данные и позволяет создавать, шифровать и считывать роспись. В качестве криптопровайдера часто используют КриптоПро CSP и ViPNet CSP.
• Токен. Так называется электронный носитель, где хранится сертификат и ключ подписи. Он выдаётся в НЦЭА.
• Рабочее место. Работать с цифровой подписью можно только при правильно настроенном браузере. В режиме по умолчанию операционная система может блокировать необходимые манипуляции для безопасности. Поэтому необходимо настроить дополнительные плагины и надстройки.

В зависимости от типа документа, его подписание будет различаться.

• Документы Microsoft Word. Если на вашем компьютере установлена версия Microsoft Word до 2007 года, для электронной росписи в документе не нужно производить дополнительные настройки. В более поздних версиях необходимо установить КриптоПро Office Signature.
• Документы PDF. Для подписания PDF-файлов используйте Adobe Acrobat. С помощью этой программы можно встраивать подпись прямо в электронный документ. Проверка ЭЦП также осуществляется с помощью Adobe Reader и Adobe Acrobat.
• Другие документы. В документах другого формата (к примеру, HTML), которые не обладают необходимым инструментарием для вставки росписи, можно создать отсоединённую ЭП. Выглядит она как отдельный документ. Для работы с цифровой подписью в таких документах необходимо устанавливать дополнительные программы. Например, КриптоАРМ или Контур.Крипто.

Сам процесс заверения в офисном пакете MS Office прост:

1. Откройте документ
2. Поставьте курсор на строку, где необходимо расписаться
3. На панели инструментов выберите вкладку «Вставка»
4. Для старых версий Windows выберите «Подготовить» - «Добавить цифровую подпись»
5. Для новыхверсий Windows выберите «Защита документа» - «Добавить цифровую подпись»

Электронные и бумажные документы хранятся равное количество времени.

Получение ЭЦП и её использование в электронных документах экономит время, гарантирует целостность и достоверность информации. Если электронная подпись была недобросовестным образом изменена, это сразу заметно. При пересылке документов шанс их утери минимален. В крайнем случае, восстановить электронный документ, в отличие от бумажного, не составит труда. А дополнительным бонусом цифровой электронной подписи станет возможность поучаствовать в электронных торгах и аукционах.